Ruzie en gedoe in jouw team! Wat nu?

Eindeloze discussies over hoe jullie iets het beste moeten aanpakken. Blijven hangen in details. Irritatie en conflicten. Gedoe.

Het zijn allemaal tekenen van een samenwerking die niet functioneert.

Twee weken geleden las je over het belang van een goed begin bij een samenwerking.

Maar ja, dat lukt natuurlijk niet altijd.

Daarom: wat doe je als je samenwerking dreigt vast te lopen? Wat doe je als jullie blijven hangen in praten over, in plaats van doen?

Ik zeg het maar meteen: hier zijn meestal geen makkelijke oplossingen voor.

Maar als je de uitdaging aandurft, kun je er veel aan doen.

Wat moet je hierover weten?

Inzicht 1: Veel samenwerkingsproblemen zijn niet via de inhoud op te lossen

Stel, je groep/team praat eindeloos over de volgorde waarop dingen besproken moeten worden. De gemoederen raken verhit.

Als buitenstaander zie je al snel: het gaat helemaal niet over de volgorde. Hier is iets anders aan de hand.

Praten over procedures kan namelijk een manier zijn om het echte thema te ontwijken. Misschien is het thema bedreigend (bijvoorbeeld aanstaande veranderingen), of voelt de groep zich niet veilig (bijvoorbeeld omdat er rivaliteit in het team is). Dat gebeurt niet bewust, maar het is wel heel krachtig.

Het helpt om te weten wat er aan de hand is. Dan kun je beter goede voorwaarden voor een productieve samenwerking scheppen.

Kom je er zelf niet achter? Stel het dan ter discussie. Dat doe je zo:

Inzicht 2: Geef openheid over wat je ziet gebeuren

Is er een conflict, ontwijkend gedrag, blijft de groep hangen in herhalingen?

Neem een stap terug.

Stijg in je mentale helikopter en observeer. Benoem wat je ziet, zowel de feiten als ook je gedachtes: “Wij praten nu al een half uur over procedures. Ik heb het gevoel dat we het echte thema ontwijken.”

Als je het zelf niet meer ziet omdat je te betrokken bent, vraag dan een ander. Een ‘buitenstaander’, dus iemand die erbij zit, maar niet meegedaan heeft in het onproductieve gedrag, kan vaak beter zien wat er gebeurt.

Bespreek wat er aan de hand zou kunnen zijn. Ga met name ook in op de vraag wat dat betekent voor de groep en de taak van de groep.

Onderbreek de vergadering desnoods voor tenminste een koffiepauze zodat mensen even wat afstand kunnen nemen.

Inzicht 3: Onderzoek dubbele loyaliteiten en rolconflicten.

Bestaat jouw team uit leden van verschillende afdelingen of bedrijven?

Dan spelen waarschijnlijk dubbele loyaliteiten mee, of een rolconflict.

Misschien draait het in het bedrijf waar iemand werkt allemaal om efficiëntie, terwijl in het projectteam creativiteit belangrijk is. Aan wie ben je loyaal: het projectteam of je bedrijf?

Dergelijke conflicten komen vaak voor en hebben grote invloed.

Stel jezelf dus een paar vragen:

• Wie vertegenwoordigt welke belangen?
• Welke emotionele en zakelijke beperkingen, kansen, angsten en hoop nemen de deelnemers mee?
• In hoeverre spreken verwachtingen elkaar tegen of versterken ze elkaar?
• Wat betekent dat voor de groep, en voor de taak die de groep heeft?

Als het vertrouwen groot genoeg is, kunnen jullie dit in de groep bespreken.

Inzicht 4: Schep een veilige omgeving, zodat de spanning draagbaar wordt

Samenwerking in een groep is altijd spannend. Het helpt als de omgeving veilig is. Heldere en duidelijke randvoorwaarden helpen hierbij. Dus:

• Wees duidelijk over wat wanneer plaatsvindt en hoe lang het duurt. Hou je daar ook aan.
• Formuleer de taak van de groep duidelijk, en geef het doel aan voor elke vergadering.
• Zorg voor een prettige locatie, waar jullie niet gestoord worden.
• Maak gebruik van werkvormen, die ervoor zorgen dat men naar elkaar luistert.

Inzicht 5: Haal iemand erbij als jullie er zelf niet uitkomen.

Wil het niet lukken? Lopen jullie nog steeds vast? Of wil je dat voorkomen?

Haal dan iemand erbij.

Dat kan een neutrale persoon uit je eigen bedrijf zijn, en consultant of een coach, die ervaring heeft in het werken met groepen.

Een coach kan het proces faciliteren.

Ze kan jou ook helpen om inzicht te krijgen in de gevolgen van jouw gedrag en dat van anderen, en je ondersteunen zodat je zelf beter de rol van procesbegeleider kunt nemen.

Wil je weten hoe ik je kan helpen als je samenwerking vast dreigt te lopen, of al vastgelopen is? Stuur me een mail, of bel me op 06 81 88 33 37.

Of ken je iemand die veel gedoe meemaakt en die deze inzichten misschien helpen? Stuur hem meteen dit artikel!