Plannen is een kunst – zo hou je het simpel

Sabine vecht met haar to do-lijsten. Ze heeft er ongeveer acht van: eentje in haar papieren agenda, eentje op haar telefoon, eentje in het boekje in haar tas, drie verschillende op haar bureau en nog zeker twee thuis. Dan zijn er nog de post-its met allerlei woorden en uitroeptekens. Vanochtend maakte ze de laatste lijst. Echt de definitieve, volgens haar. Nu gaat ze het allemaal uitvoeren.

Alleen, zo dacht ze over alle andere lijsten ook.

Plannen is een kunst. Sommige mensen zijn er heel goed in. Ben jij een plantalent, en hou je je vervolgens ook aan je voornemens? Dan hoef je niet verder te lezen. Als je daarentegen nooit plant, of juist steeds weer pogingen daartoe onderneemt, maar deze zelden realiseert, dan is dit artikel voor jou.

Het euvel kent verschillende verschijningsvormen. Sommigen, zoals Sabine, lijken meer tijd te steken in plannen dan in uitvoeren. Anderen kunnen niet goed inschatten, hoeveel ze op een dag kunnen doen. Van de acht klussen, die ze willen doen, klaren ze uiteindelijk maar twee. Want er gebeurde van alles, waardoor ze er niet aan toe kwamen. Weer anderen doen alleen de leuke taken, of die, waarvoor ze door de baas of opdrachtgever in de nek gehijgd worden. Weer anderen wisselen continue, ze zijn aan het multitasken. Gemene deler: het schiet niet op.

Zo doe je het beter:

1. Plan realistisch.

Vul hooguit twee derde van jouw werktijd met van tevoren bedachte taken. Met anderen worden: van de acht werkuren plan je maar vijf. De resterende tijd gaat op aan onverwachte telefoontjes en onderbrekingen, aan collega’s of opdrachtgevers die iets van je willen, of aan brandjes blussen. Soms heb je je dag niet, en ook daar moet je rekening mee houden.

2. Beperk je taken

Kies elke avond, voordat je naar huis gaat, een tot hooguit drie taken die je de volgende dag gaat doen. Niet meer. Focus daarop. Mocht er na het voltooien nog tijd over zijn, hou ik je niet tegen om meer te doen. Maar het hoeft niet.

Als het om grotere werkzaamheden gaat, splits het dan op in sub-taken van 30 – 60 minuten. De ervaring leert dat je kleinere opdrachten makkelijker aanpakt, omdat de intentie duidelijk en de omvang overzichtelijk is. Bovendien is het bevredigend en bemoedigend als je iets kunt afvinken.

3. Plan ruim

Houd er rekening mee dat het over het algemeen langer duurt dan je denkt. Plak er reservetijd aan vast: als je denkt dat je een brief of rapport in een uur geschreven hebt, maak je er anderhalf uur van. Te krappe planning maakt je namelijk niet sneller, maar onrustiger, nerveuzer en foutgevoeliger.

Sabine probeerde het met enige twijfel uit, want ze vond het aantal taken per dag toch wel erg bescheiden. Al snel merkte ze dat het voor haar vooral belangrijk was om ’s avonds het werk voor de volgende dag te plannen. Daardoor begon ze ’s ochtends niet aarzelend, maar met focus. Het kiezen van weinige taken per dag werkte tot haar verrassing heel goed. Het had tot gevolg dat ze doelgerichter ging werken, waardoor tijd overbleef voor andere dingen. Over haar ooit tal- en nutteloze lijstjes kan ze inmiddels alleen nog maar lachen.