Feedback geven: zo bereik je jouw doel

Kim heeft enorm last van haar collega Paul, met wie ze samen aan een groot project werkt. Hij is nogal van de details en bestookt haar elke dag met tal van mailtjes: Heeft zij hieraan gedacht? Klopt dat nou echt? Hoe is zij van plan om dat aan te pakken? Heeft ze de collega’s ingelicht? Gek wordt ze ervan. Zeker nu het zo druk is, is elk mailtje er eentje te veel.

Kim heeft al vaker hints laten vallen dat ze deze controle, zoals ze dat ervaart, niet op prijs stelt. Paul echter heeft niets door. Kim is al uit haar slof geschoten. Maar ook dat hielp niet. Het enige resultaat was een vervelende discussie, waarin Paul haar verweet dat ze niet duidelijk communiceert. Geen wonder, vond Kim, want inmiddels ontweek ze hem waar ze maar kon. Ze was ten einde raad, totdat zij leerde hoe ze hem op de juiste manier feedback kon geven.

Uit het verhaal van Kim kun je drie dingen opmaken:

Hints werken nooit

Hints werken nooit. Bij niemand. Meestal hebben mensen niet eens door dat je een hint hebt laten vallen, laat staan dat ze begrijpen waar het over ging. Ook jij pakt hints van anderen niet op.

Als je wil dat de ander iets weet of doet, zeg het dan duidelijk.

Boosheid en verwijten werken meestal net zo min

Als je boos wordt en de ander verwijten maakt, zal hij of zij in de verdediging schieten, en zich vaak nog dieper ingraven in zijn of haar standpunt. De kans dat het gedrag verandert, is klein, tenzij het gedrag overduidelijk fout was. Verwijten zijn soms wel begrijpelijk, maar maken de kans kleiner dat jij je doel bereikt.

Op de juiste manier feedback geven werkt wel

Toen Kim leerde hoe ze Paul kon zeggen wat zij wilde, zonder dat hij zich aangevallen voelde, veranderde de situatie meteen ten goede.

De drie simpele stappen van feedback geven, zodat je je doel bereikt

Stap 1: Benoem de feiten zonder enige interpretaties.

Stap 2: Benoem wat dat met jou doet, welk gevoel of gedrag dat bij jou oproept.

Stap 3: Zeg wat je wil dat de ander in plaats daarvan doet.

Kim probeerde het uit: “Jij stuurt mij elke dag meerdere mailtjes met allerlei vragen over hoe ik dingen doe. Dat geeft mij het gevoel dat jij mij niet vertrouwt en mij niet serieus neemt. Daar heb ik last van. Daarom ontwijk ik je soms, zeker als ik het druk heb. Dan zijn al die mailtjes gewoon te veel voor mij. Ik zou het heel fijn vinden als je met je vragen gewoon naar mij toe komt en het mij persoonlijk vraagt, in plaats van al die mailtjes te sturen.”

Paul reageerde tot Kims verrassing niet boos of defensief, zoals dat al zo vaak gebeurd was. Sterker nog, hij reageerde zelfs open: “Natuurlijk vertrouw ik jou! Ik heb er gewoon last van als ik niet weet of iets gedaan of gepland is. Het blijft dan in mijn hoofd zitten. Daarom stuur ik jou een mailtje, om van mijn eigen gepieker af te zijn. Nu ik weet dat jij daar last van hebt zal ik het anders doen, en het je inderdaad even komen vragen.”

Voor allebei was dit gesprek een openbaring: Paul begreep wat voor een onbedoeld effect zijn mailtjes hadden, en waarom Kim zo afwijzend regeerde. Kim begreep dat zijn gedrag weinig met haar te maken had en meer met zijn neiging tot piekeren. Het gevolg: dankzij het wederzijdse begrip verbeterde zowel hun werkrelatie als ook de communicatie tussen hen.

Vind jij het ook lastig om goed feedback te geven?

Volg dan de bovengenoemde drie stappen. Experimenteer ermee, let erop wat werkt.

Blijft de (werk)relatie met jouw collega’s desondanks lastig? Dan is er wellicht meer aan de hand, en loont het te onderzoeken wat jij hieraan kunt doen.

Wil jij dit nader verkennen? Maak dan een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek.