Een goed begin is meer dan het halve werk!

Hoe langer ik met mensen en hun samenwerkingsproblemen te maken heb, hoe meer zie ik dat het begin, het startpunt van de samenwerking cruciaal is. Waarom dat zo is?

Dit verhaal maakt het duidelijk.

Laatst was ik bij een vergadering waar meerdere partijen wilden onderzoeken of en hoe ze konden samenwerken. Het project was nog nog niet helemaal gedefinieerd, wensen en mogelijkheden waren nog niet geuit, en er was nog veel ruimte voor creativiteit.

Boeiend dus, maar ook spannend, want nog erg vaag.

De verleiding is groot om de vaagheid op te vangen door strakheid en sturing. Precies dat deed de voorzitter ook: hij stelde duidelijk afgebakende vragen, vroeg naar doelen, cijfers en businessplannen. Mensen werkten goed mee, en even leek er veel helderheid en richting te ontstaan.

Pas later werd duidelijk wat deze strakke aanpak ook met zich meebracht: mensen zochten snel naar oplossingen, nog voordat ze hadden nagedacht over wat ze wilden en konden, over wat hun overeenkomsten en tegenstellingen waren.

Daardoor waren de bedachte oplossingen niet creatief, en erger nog, ze sloten niet aan bij wat mensen wilden. Dat hadden ze namelijk niet kunnen zeggen. Het waren oplossingen die niet pasten, waardoor de een na de ander afhaakte.

Uiteindelijk kwam geen samenwerking tot stand.

Dat had anders gekund.

Wat was er mis gegaan?

De groep had niet aan hun taak gewerkt.

De taak van deze eerste vergadering was het verkennen van wensen en mogelijkheden. Hoe denkt iedereen over het project? Wat kan en wil iedereen bijdragen? Waar maakt men zich zorgen over?

Dit is een open taak, die men het beste ook open benadert. Alleen dan kan een goede basis gelegd worden, kan creativiteit ontstaan, kunnen ook de (soms irrationele) gevaren, dreigingen en mogelijkheden op tafel komen.

Door de  sturende benadering, die alleen op feiten en concrete plannen gericht was, werd een stap overgeslagen: kennismaken en verkennen. Niemand wist wie de anderen precies waren, hoe ze dachten en functioneerden, wat ze wilden, wisten en niet wisten.

Het leek alsof het allemaal duidelijk was, terwijl het tegendeel het geval was.

En omdat het leek alsof iedereen alles wist, werd het heel lastig om onzekerheden te benoemen. Je wil immers niet door de mand vallen.

Onder deze druk werden onzekerheden als feiten benoemd, kwamen dingen op tafel die men helemaal niet kon of wilde waarmaken.

Maar ja, het was al gezegd, en terugnemen is lastig.

Vervolgens probeerden velen om het gesprek over deze punten te vermijden en te omgaan.

Dat maakte dat het steeds lastiger werd om echte beslissingen te nemen. Het bleef maar vaag. Iedereen vroeg van de anderen concrete informatie, maar gaf ze zelf niet. Want dat was veel te eng.

In het kort: de basis klopte niet. De groep was verkeerd begonnen, en het kon niet meer goed aflopen.

Wat hadden ze anders kunnen doen?

Een open begin was in dit geval waarschijnlijk beter geweest.

Het risico? De groep moet de spanning van het niet-weten, van het nog-geen-plannen-en-oplossingen-hebben kunnen verdragen. En dat is niet altijd makkelijk.

Maar wel noodzakelijk.

Hoe kies je nou de juiste aanpak?

1: Bepaal de taak

Een paar vragen helpen om de grote taak, het einddoel te kunnen bepalen:

• Waar gaat dit over?
• Wat willen/moeten we doen?
• Wat hebben we nodig om dit te kunnen doen?
• Welke vorm past hier het beste bij?

Ook de taak voor vandaag kun je met behulp van een paar vragen bepalen:

• Wat willen/moeten we vandaag bereiken?
• Draagt dit bij aan de grote taak?
• Welke vorm past hier het beste bij?

Stap 2: Kies de vorm

Denk goed na over de vorm en de stijl.

Je weet: de eerste vergadering of bespreking zet de toon! Strakheid leidt nauwelijks tot openheid en creativiteit. Openheid op de verkeerde plek maakt beslissingen nemen moeilijk.

Dus:

• Kent de groep elkaar nog niet? Geef ruimte en veiligheid (o.a. door duidelijke kaders te scheppen).
• Is creativiteit nodig? Dan is een open aanpak vaak beter.
• Moeten concrete plannen gerealiseerd worden? Dan kan een strakke planning goed werken.
• Moeten taaie problemen op tafel komen? Zorg dan voor een goed kader (bijvoorbeeld een duidelijk begin en einde, helderheid waar het over gaat en wie deelneemt, duidelijke spelregels) en wellicht externe begeleiding. Binnen een veilig kader mag en kan er veel gebeuren.

Vaste regels zijn er niet. Probeer het zelf uit!

Pas als je weet, echt weet wat je taak is, kun je een goede benadering kiezen.

Maar: wat doe je als het begin niet goed ging? Wat doe je, als je samenwerking dreigt vast te lopen?

Over twee weken lees je hier meer over.