De 7 oorzaken van stress. Nr. 7: samenwerkingsproblemen en conflicten
Er zijn 1001 oorzaken van samenwerkingsproblemen denkbaar. Hm – meer zelfs.
Daarom beperk ik me en ga ik vooral in op communicatie. Communicatie is soms de reden voor problemen, en soms is het een symptoom van een onderliggend probleem.
Maar eerst even een verhaaltje:
Afgelopen week kwam Manon bij mij omdat ze enorme problemen en veel vermoeiende gesprekken had met haar manager Lennart. Ik liet haar het meest recente gesprek navertellen. Dat ging ongeveer zo:
Hij vraagt haar hoe iets zit.
Zij: “In vele gevallen zal het waarschijnlijk zo zijn, maar soms ook niet.”
Hij: “Is het nou zo, ja of nee?”
Zij: “Ja, het is vaak wel zo, maar het hoeft niet.”
Hij, met verheven stem: “Ja of nee?”
Zij, gefrustreerd: “Over het algemeen ja, maar niet altijd.”
Hij: “JA OF NEE??”.
Zij: “Jeetje! Snap je het nou nog niet?? Ja!!!”
Herken je dat?
Hier botsen twee verschillende communicatiestijlen.
Geen stijl is beter of slechter. Ze zijn gewoon anders.
Wat is er aan de hand?
Lennart denkt in feiten, regels, resultaten en praktische zaken. Hij wil weten waar het op staat, zodat hij verder kan. Woorden zoals “misschien”, “waarschijnlijk” en “het hoeft niet” verwarren hem. Hij heeft duidelijkheid nodig.
Manon leest graag tussen de regels. Ze houdt van gedachtespellen, wil accuraat zijn en wil vooral geen fouten maken of iets verkeerd zeggen. Zij zich zeer bewust van grijstinten en van emoties. Daarom zal zij bijna nooit alleen ja of nee zeggen, maar vaak nog een ‘maar’, ‘misschien’, ‘denk ik’ en dergelijke toevoegen.
De gevolgen: Hij begrijpt haar niet.
Letterlijk.
Hij snapt niet wat zij zegt.
En dat leidt tot ruzie.
De snelste oplossing: herken en werk met de verschillende communicatiestijlen!
Ik pik even twee stijlen eruit:
De zwart-witte stijl
Als je met een persoon zoals Lennart te maken hebt, wees dan duidelijk.
Echt heel duidelijk. En kom snel tot de kern.
Laat die gradaties weg, ook als je ze belangrijk vindt. Mensen zoals Lennart (ook al hebben ze een IQ van 180) raken daardoor in de war.
Benoem feiten en wees zo zwart-wit als je kunt.
De alles-genuanceerd-willen-zeggen-en-zeker-geen-uitzondering-willen-vergeten-stijl
Als je met een persoon zoals Manon te maken hebt, is de kans groot dat ze lang een breed antwoord geeft op je vraag. Soms gaat in al die woorden de duidelijkheid verloren.
Snap je het niet? Vraag het na!
Je kunt zeggen: ik snap niet wat je bedoelt. Ik denk dat je ja zegt. Is dat ook zo?
Of: als je zo veel nuances aanbrengt, kan ik je niet volgen. Kun je heel kort en toegespitst zeggen wat je bedoelt?
De kans is groot dat dat helpt!
Wel of geen details?
Er zijn natuurlijk nog meer manieren waarop mensen communiceren.
Bijvoorbeeld de hoeveelheid details die iemand wil: de een wil alles, echt alles weten, de ander heeft genoeg aan de grote lijnen en wordt gek van al dat detailgeneuzel.
Het is belangrijk om te weten dat deze stijlen en manieren van communiceren er gewoon zijn. Een persoon kan daar zeker een beetje in schuiven, maar niet compleet veranderen.
Accepteer het dus, en werk ermee.
Let op hoe de ander praat. Wat voor informatie geeft zij, en hoe? Kun je jouw informatie ook zo aan haar geven?
Het scheelt enorm.
En nog iets: geef feedback als er iets speelt.
De regels van feedback geven
1. De eerste en belangrijkste regel: zeg het als het goed gaat!
Benoem het als je tevreden bent. Dat vergeten wij vaak, en we zeggen het alleen als het niet goed gaat.
Dat is erg frustrerend.
Geef echte, gemeente complimenten. Zeg: “Fijn dat je het zo duidelijk hebt uitgelegd.”
Mensen worden daar niet alleen blij van, maar het geeft ook aan wat het gewenste gedrag is.
Het schept duidelijkheid en geeft richting.
2. Hou het bij ik-boodschappen
Niet: je bent altijd zo slordig.
Wel: ik vind het lastig als ik de cijfers niet kan vinden.
Dingen zoals slordigheid interpreteert namelijk iedereen anders.
Wat voor de een opgeruimd is, is voor de ander slordig. Er is geen juist en fout. Vermijd discussies hierover.
Verwijten roepen bovendien weerstand op.
Een zin zoals “ik neem het zo waar” opent het gesprek. Het gaat er niet meer om wat goed is en wat verkeerd, maar hoe het overkomt, waar iemand last van heeft.
3. Als iets niet goed is: geef aan hoe het wel moet.
Is toch iets niet goed gegaan? Benoem het, en geef ook aan wat je in plaats daarvan wil.
Dus: ik vind het vervelend als ik de cijfers niet kan vinden. Kunnen we afspreken in welke map we ze opslaan?
Dan kunnen jullie samen een oplossing bedenken.
Ik wens je veel communicatiesucces!
Vond je dit artikel nuttig? Schrijf je dan in op de website en ontvang elke 2 weken een minstens net zo interessant artikel in je inbox!
Wat waren de andere stressoorzaken ook al weer? Hier staan ze op een rijtje:
Stressoorzaak 2: rolconflicten
Stressoorzaak 3: de vervelende baas
Stressoorzaak 5: te veel verantwoordelikheid
Stressoorzaak 6: te veel administratie
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!