De 7 oorzaken van stress. Nr. 6: Te veel administratie
Ik hoor een collectieve zucht! Want er zijn maar weinig mensen die daar geen last van hebben.
Hoge administratieve eisen zijn een groeiend probleem. Dat is mede een gevolg van het idee dat men elk risico hoort te vermijden, en dat alles controleerbaar en meetbaar moet zijn.
Het toenemende aantal protocollen, regels en de verplichting om alles vast te leggen moet ons behoeden voor verrassingen en tegenvallers. De angst voor fouten en wellicht daaruit voortkomende negatieve publiciteit groeit, en bijna overal wordt meer gecontroleerd op bijvoorbeeld fraude of verspilling.
Dat maakt dat de verhouding tussen inhoudelijk werk en administratieve taken steeds meer verschuift. Daar hebben veel mensen last van.
Of je deze ontwikkelingen nou goed vindt of niet, je zult er sowieso mee moeten omgaan. In feite kun je niet veel anders doen dan het ongemak zo kort en klein mogelijk te houden. Dus niet uitstellen, maar het gewoon doen. Maar ja, hoe doe je dat?
1. Zorg voor vaste tijden waarin je je administratie doet.
Dat kan bijvoorbeeld het eerste of laatste uur van de dag zijn, maandag ochtend omdat je toch nog niet wakker bent, of vrijdag omdat er dan minder gebeurt op je werk.
Markeer deze tijd in je agenda.
Doe je best om dan geen afspraken te plannen. Een regelmatige ritme werkt voor veel mensen heel goed.
2. Besteed het uit.
Breng eens zorgvuldig in kaart wat je echt moet doen, en wat je kunt uitbesteden.
Ik weet, je hebt er de tijd niet voor. Maar geloof me: als je nu een paar uur investeert in het in kaart brengen van je taken en het overdragen aan je assistent of je collega, dan bespaar je straks heel veel tijd!
Ook een (virtueel) assistent kan veel voor je oplossen. En dat hoeft niet duur te zijn.
3. Eet die kikker!
Het is ochtend, en met een diepe zucht bedenk je dat je nog steeds de dame van de verzekering moet bellen, of dat vervelende klusje moet doen. Het staat al weken op je to-do-lijst, en het wordt steeds moeilijker om het op te pakken. Elke keer als je eraan denkt, zakt de moed je in de schoenen. En dan ga je het wéér niet doen.
Mark Twain (ja, de schrijver van Huckleberry Finn en van ontelbare humoristische verhalen) heeft een uitstekende oplossing voor dit probleem: “Eet elke ochtend een levende kikker, en je dag wordt alleen maar beter.” Hij heeft gelijk!
Dus: als je iets vervelends moet doen, doe het dan meteen ’s ochtends als je begint met werken.
Niet eerst je emails checken! Niet eerst op nu.nl kijken! En nee, ook niet eerst iets doen dat je makkelijker vindt, ook al is het misschien nuttig.
Doe eerst dat vervelende telefoontje!
Waarom het werkt? Uitstellen kost veel tijd en vooral veel energie. Die energie gaat op aan het vinden van excuses, aan goede voornemens dat je het morgen écht gaat doen, aan piekeren en je druk maken, aan je schuldgevoel.
Als je het meteen doet, gebruik je evenveel energie, maar ben je er in een keer van af. Heerlijk, toch? Je start bovendien je dag met een succes, je bent opgelucht en tevreden met jezelf. En je weet, dat alles wat je daarna doet, makkelijker wordt!
Dat is het kikkereffect, en het is verrassend hoeveel energie het geeft en hoeveel ruimte het schept.
Natuurlijk, een kikker eten is vies en smerig. Maar het zal toch een keer moeten gebeuren.
Trouwens: “If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.” Zegt natuurlijk ook Mark Twain.
Vond je dit nuttig? Schrijf je dan op de website in en ontvang elke 2 weken een minstens net zo interessant artikel in je inbox!
Wat waren de andere stressoorzaken ook al weer? Hier staan ze op een rijtje:
Stressoorzaak 2: rolconflicten
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!