Hoe krijg je wat je wil?

Ik hoor ze vaak, zinnen zoals deze: “Als mijn collega nou één keer zou doen wat ik van hem vraag!” “Mijn baas ziet gewoon niet wat ik allemaal voor elkaar krijg!” “Mijn assistente geeft mij niet de goede informatie over een patiënt, zodat ik het alsnog zelf moet opzoeken”. Heb jij dat soms ook dat collega’s niet doen wat je ze gevraagd hebt, of dat ze niet doorhebben wat je allemaal deed? Terwijl het toch zo duidelijk is?

Het gebeurt bijna iedereen, ook mij. En het is een van de belangrijkere oorzaken van overwerk en stress.

Neem nou Lotte, die bij een jong, groeiend bedrijf grote evenementen organiseert. Er wordt veel geïmproviseerd, wat Lotte op zich heel leuk vindt. Maar er zijn ook nadelen: op drukke momenten (en die zijn er regelmatig) kan ze het echt niet hebben als haar collega niet precies dat regelt wat zij van hem gevraagd heeft. Dan moet zij het zelf oplossen, en dat betekent meestal flink overwerk.

Toen Lotte de situatie wat beter bekeek, ontdekte zij dat zij soms erg onduidelijke informatie geeft. Ze zegt bijvoorbeeld: “Kun je voor het volgende feest 100 van die stoelen bestellen, die we bij het laatste grote evenement ook hebben gebruikt?” Helaas denkt haar collega aan het laatste grote evenement van twee weken geleden, terwijl zij het laatste grote evenement van diezelfde klant 3 maanden geleden bedoelt. En dat zijn dus andere stoelen!

Lotte zegt niet alles, en dat is het probleem. Ze is zo bezig met haar evenement, ze zit er zo in, dat ze niet meer doorheeft dat haar informatie niet duidelijk is.

Of neem huisarts Irene: zij kan zich niet veroorloven dat consulten uitlopen. Het is dus belangrijk dat zij de juiste informatie heeft over de volgende patiënt. Anders moet ze het zelf gaan opzoeken tijdens het consult, en dat kost te veel tijd. Irene, wanhopig: “Ik heb al zo vaak tegen de assistente gezegd dat ze mij de juiste informatie moet geven!” Alleen, zo blijkt, heeft ze niet gezegd welke informatie dat precies is, omdat ze denkt dat de assistente dat wel weet. Bovendien wil ze niet betuttelend overkomen.

Herkenbaar? Deel jouw verhalen, frustraties en tips in het commentaarveld hieronder!

Wat kunnen Lotte en Irene anders doen, en wat kun jij doen? Besef ten eerste dat niet iedereen in je hoofd kan kijken. Alleen omdat iets duidelijk is voor jou, is het nog lang niet duidelijk voor anderen. Vraag je daarom altijd af: Wat heb je precies nodig, wanneer en hoe? Weet je zeker dat de ander voldoende informatie heeft?

Geef vervolgens duidelijke, heldere en precieze informatie. Bijvoorbeeld: “We hebben voor 20 december 100 rode stoelen nodig. We hebben dezelfde stoelen ook gebruikt voor het evenement op 30 november. Dus merk x, nummer y. Wil je die vandaag nog bestellen bij z?” Of: “Wil je me nog voor het spreekuur alle resultaten van eerdere bloedonderzoeken van patiënt q geven, én zijn allergieinformatie? Bedankt!”

Je zult zien: als je zo gaat communiceren, gaat het al snel beter. Voor Lotte en Irene maakte het in ieder geval een enorm verschil: hun overwerk daalde, en hun tevredenheid én die van hun medewerker steeg.

Nog een kleine tip: vergeet niet om vriendelijk te zijn, de ander is geen robot! Bedank hem als het goed was, of geef een compliment! Daarmee geef je waardering en schep je een goede sfeer. De ander zal bovendien veel meer geneigd zijn om weer iets te doen voor je. En dat is het wat je wil, toch?

Ken je iemand voor die deze blog wellicht nuttig is? Stuur hem dan door!

Bedankt!