Weet je eigenlijk wat je vraagt?

Jazeker, zeg je misschien.

Ik hoop het voor je.

Vaak is het echter anders.

Laatst nam ik deel aan een vergadering. Het was goed voorbereid, zat goed in elkaar, de discussies kwamen echt van de grond.

En toch ging het niet helemaal zoals het had gemoeten.

Want de vraag was niet duidelijk.

Wat was er gebeurd?

De begroting van 2015 moest vastgesteld worden, en er moesten principiële strategische keuzes rondom het financiële beleid gemaakt worden. Twee vragen dus, die echter in een vraag terechtkwamen.

Dat leidde ertoe dat er een ingrijpende strategische keuze gemaakt werd (goed).

Maar tegelijkertijd werd besloten dat dat al voor de begroting van 2015 moest gelden (onmogelijk).

Wat was er misgegaan?

Wat als voorbeeld bedoeld was (3 versies van de begroting) werd tot de echte keuze.

Boosdoener was dus de onduidelijke vraagstelling, waardoor de discussie over iets ging wat eigenlijk niet kon.

Dat was niet meer te stoppen. De voorzitter deed weliswaar pogingen, maar dat werd door de groep niet meer geaccepteerd. Men hamerde op de oorspronkelijke vraag.

Het is duidelijk: groepen zijn moeilijk van hun pad af te brengen.

Dat is een vaak voorkomend groepsdynamisch proces, in dit geval in gang gezet door een onduidelijke vraagstelling.

Het is net als bij een wandeling: als je vanaf het begin verkeerd loopt, kom je niet aan op je bestemming.

Soms moet je je vraag opsplitsen, worden het twee wandelingen achter elkaar.

In deze vergadering was dat handiger geweest: Een vraag rondom de begroting, en een vraag rondom de strategische keuzes.

Maar vergis je niet: deze fout gebeurt heel makkelijk!

Ook ik had eerst niet door wat er niet goed was gegaan. Pas achteraf werd het me duidelijk.

Wat zijn de juiste stappen?

1. Wees je ervan bewust de dat de vraag die je stelt allesbepalend is

• Jouw insteek bepaalt de rest van het gesprek.
• Hoe groter de groep, hoe belangrijker dat is.

2. Bereid je goed voor

• Waarover moet gesproken worden?
• Waar wil je naartoe?
• Wat is het doel van de bespreking? (Een besluit? Informatieuitwisseling? Een verkenning?)
• Wat is dus de taak van de groep en van jou?

3. Formuleer je vraag heel zorgvuldig

• Formuleer je vraag. Is dat echt wat je wil weten, leidt het tot het doel?
• Soms moet je twee gescheiden vragen stellen
  • per discussie bespreek je maar een vraag. Nooit twee vragen tegelijk!
• Check goed: heb je de juiste woorden gekozen?
• Stel je vraag duidelijk aan het begin van de discussie.
• Zorg ervoor dat de vraag tijdens de hele discussie zichtbaar blijft
  • bijvoorbeeld met een handout
  • of in je presentatie.
• Stuur zonodig bij, leid de groep terug naar de vraag.

Zo zorg je ervoor dat het gesprek gaat over waar het echt over moet gaan.